İhracatı artırmaya yönelik olarak Ticaret Bakanlığı koordinatörlüğünde İhracatçı birlikleri ve/veya organizatör kuruluş işbirliğinde mal veya hizmet alması için ülkeye getirilen kurum ve kuruluş temsilcileri, medya mensupları, üretici ve İthalatçılardan oluşan heyettir.
Alım heyetinde yabancı alıcılar, üreticilerle ve ihracatçılarla planlanmış görüşmeler yapar. Bir ziyaret programı ikili iş görüşmelerini, ürün tanıtımlarını veya üretim tesisi ziyaretlerini içerebilir. Örneğin bir ambalaj üreticisi, yabancı bir dağıtıcıya farklı boyutları ve numuneleri gösterirken sipariş miktarına göre değişen üretim süresini de açıklayabilir.
Görüşmenin verimli olması için iki tarafın beklentisini önceden bilmek önemlidir. Alıcı bir perakende zinciri için düzenli tedarik arıyorsa üretim kapasitesi, ambalaj seçenekleri ve teslim süresi ön plana çıkar. Dağıtım ağına yeni bir ürün eklemek istiyorsa ürün konumlandırması, numune gönderimi ve fiyat teklifi daha fazla zaman alabilir.
Heyet sonrasında görüşülen firmaların talepleri ayrı ayrı kaydedilir. Numune talebi, fiyat teklifi ve yeni toplantı isteği farklı takip adımları gerektirir. Bir ihracatçı, her temas için görüşme notunu, sorumlu kişiyi ve bir sonraki adımı belirleyerek etkinliğin sonucunu değerlendirebilir. Örneğin kaç görüşmenin numune gönderimine, kaçının somut bir teklife dönüştüğü bu şekilde görülebilir.
