Binanın bittiğini ve kullanılabilir olduğunu gösteren belgedir.
Kapsam nasıl belirlenir?
Bir belgeyi, hakkı veya sözleşmeyi değerlendirirken önce hangi kişiye, faaliyete, ürüne ya da varlığa ilişkin olduğunu belirleyin. İşlemle bağlantılı kayıtlarda şirket unvanı, adres, ürün adı veya belge numarası farklı yazılmışsa farkın nedenini araştırın. Belgeyi düzenleyen kişi ya da kurum ile belgeye dayanarak işlem yapan taraf da ayrı kaydedilir.
Dosya hazırlığından örnek
Bir işletme yeni tedarikçiyle çalışmadan önce teklifi, yetki kayıtlarını ve sözleşme taslağını aynı dosyada toplar. Teslim yeri veya ürün tanımı değişirse değişikliğin hangi siparişleri kapsadığını kaydeder. Böylece kabul ve ödeme sırasında, ilk koşullarla daha sonra kararlaştırılan koşullar birbirine karışmadan incelenebilir.
Kayıtlar ne zaman karşılaştırılır?
Bir belge düzenlendiği tarihteki durumu gösterebilir. İşleme başlamadan önce sonraki değişikliklerin ve varsa ek belgelerin dosyaya girip girmediğini kontrol etmek gerekir. Farklı belgelerin işlevini de ayırın. Örneğin bir yetki kaydı kimin işlem yapabildiğini, bir teknik ek ise işin hangi kapsamda yürütüleceğini gösterebilir.
