FYY dosyasındaki ticari ve finansal bilgilerin ilgili sözleşme, mevzuat ve yetkiler çerçevesinde paylaşılmasıdır. Sürecin her koşulda kamuya kapalı olduğu varsayılamaz.
Şirketin mali tabloları, müşteri bilgileri ve ticari planları hassas veri içerebilir. Dosya paylaşımında amaç, yetki, erişim ve veri güvenliği dikkate alınır. Sözleşmesel gizlilik hükümleri ile kanuni bildirim ve kamuyu aydınlatma yükümlülükleri ayrı değerlendirilmelidir.
Söz gelimi fizibilite raporunun alacaklı kuruluşlarla paylaşılması gerekebilir. Ancak her belgenin bütün çalışanlara veya üçüncü kişilere açık olması gerekmez. Halka açık şirketlerde önemli gelişmelerin açıklanması da ilgili sermaye piyasası hükümlerine göre incelenir.
FYY hazırlığında hangi bilginin kimlerle ve hangi amaçla paylaşılacağı tespit edilir. Kişisel veriler ve ticari sırlar uygun yöntemlerle korunur. Sürecin hiçbir koşulda kamuya yansımayacağı yönünde garanti verilmemeli; sözleşmeler ile güncel yasal yükümlülükler birlikte kontrol edilmelidir.
